隨著市場經濟的快速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模不斷擴大，分支機構日益增多，企業(yè)內外部溝通互動日益頻繁，企業(yè)對視頻會議系統(tǒng)的需求越來越大。根據IDC《中國視頻會議市場半年度跟蹤報告》報告顯示，2013年上半年中國視頻會議市場規(guī)模有所下滑，為172.1百萬美元。同時，4G網絡建設的有效支持下，中國網絡環(huán)境進一步改善，視頻會議的整體部署成本進一步下降，視頻會議的業(yè)務體驗得到提升，越來越多的企業(yè)選擇視頻會議以提升企業(yè)溝通效率、增強協作能力、降低業(yè)務成本。目前市面上的視頻會議產品和提供商層出不窮，華為、寶利通、索尼、中興、思科、威視、全時、好視通、視高、263等多家品牌商競爭趨于炙熱化，企業(yè)選擇多了反而陷入了迷茫，多家對比舉棋不定，如何選擇合適的視頻會議從而使投入產出比達到最高，賽速科技公司副總張先生總結了自己多年的視頻會議產品銷售經驗認為，企業(yè)在選擇視頻會議時可以通過以下六個步驟，從而確定性價比最優(yōu)的方案：第一，了解企業(yè)溝通需求，確定會議規(guī)模和配置;第二，根據企業(yè)IT設施現狀，確定軟件視頻會議或硬件視頻會議;第三，根據企業(yè)業(yè)務等實際情況，選擇自建或者租用方式;第四，收集各個品牌信息進行評估，確定3-5家綜合對比分析;第五，通過免費試用充分了解產品，確定最終方案;第六，購買產品，與銷售進一步溝通，售后跟蹤。

第一， 了解企業(yè)溝通需求，確定會議規(guī)模和配置

為了購買到最能滿足企業(yè)當下會議需求的產品和品牌，企業(yè)在選購視頻會議之前，必先進行自我需求分析，只有這樣才能購買到最合適企業(yè)溝通需求的視頻會議產品，最合適的才是最好的。具體可以通過以下幾個方面進行自我需求分析：

很多企業(yè)在決定購買視頻會議的時候，第一不了解視頻會議的衡量標準;第二不了解自身的溝通需求，導致花了大的代價購買了產品，浪費企業(yè)的資源不說，還不能順利地投入使用。比如，某家以銷售為導向的企業(yè)，在全國各地擁有很多銷售網點以及銷售人員，那么在選擇購買視頻會議產品的時候，需要選擇簡單易用、安全保密、支持各種設備和終端使用的產品，這樣才能有效解決跨地域銷售信息溝通的問題，確保銷售工作順利推進，不泄露公司機密，銷售人員隨時隨地全終端參與會議溝通。再比如，用戶在決定采用視頻會議系統(tǒng)前，需仔細考慮它的用途。例如，如果商品銷售人員和客戶處在不同的國家，這些客戶相距很遠而且分散，為滿足不同客戶需求和維持商業(yè)溝通，采用視頻會議顯然不經濟。通過以上問題的自問自答自我需求分析后，可以根據企業(yè)會議規(guī)模和預算確定會議配置方案。

最后，在設置會議室配備的時候，還需要考慮到公司會議室的面積大小，會議室設備配置盡可能簡單實用，利用吊掛的電視和投影機作為視頻輸出設備，同時為了保證會議效果，要配備音視頻輸出效果較好的設備，布局方面要采用反光白色和黑色，音響效果要采用隔音設備，做好防止共振、回聲現象。大型會議除了音視頻設備效果要求更高外，還需要做好會場顏色燈光的協調。

第二， 根據企業(yè)IT設施現狀，確定軟件視頻會議或硬件視頻會議

在企業(yè)搭建視頻會議系統(tǒng)前，需要根據企業(yè)總部和各個分公司的網絡情況和網絡環(huán)境，以及對是否具備維護和會議保障的IT人力等實際情況進行分析，選擇軟件視頻會議、硬件視頻會議或者“軟硬兼施”的方式。相對而言，軟件視頻會議和硬件視頻會議各有特點，公司選擇硬件主要是考慮系統(tǒng)的專業(yè)性和穩(wěn)定性，而軟件主要是為了滿足企業(yè)對硬件應用的補充延展功能。目前，在視頻會議硬件方面做得比較強的廠商有寶利通、思科、科達、華為、中興等等;主要的軟件視頻會議廠商有賽速IOMeeting、視高、WebEx、Skype、科達摩云視訊、全時、威速等。具體來講，硬件視頻會議和軟件視頻會議區(qū)別主要表現在以下各個方面：

目前很多大型的企業(yè)要求高清、虛擬真實的會議效果同時還希望隨時隨地地接入會議，會選擇軟硬兼施的方式。這樣當企業(yè)需要開一個非常重要的正式會議時，分公司和機構可以通過會議室的硬件視頻會議終端參加會議，而出差人員可以通過PC、移動設備終端或者web客戶端和瀏覽器輕松實現遠程接入。據張總說，“賽速科技IOMeeting就是致力于提供優(yōu)質的硬件設備，同時幫助用戶通過其他渠道如手機、平板、機頂盒等移動終端方便參與會議。這也是賽速科技IOMeeting最大的特色：適用性大，從硬到軟到移動，滿足客戶各方面的需求。隨著軟硬件的融合技術提升，企業(yè)可以通過搭建多媒體平臺，實現音頻、視頻、文本和數據的統(tǒng)一部署與能力共享，從而實現各類終端與服務器中心共享音視頻，提升會議用戶體驗和復用能力�！�

第三， 根據企業(yè)業(yè)務等實際情況，選擇自建或者租用方式

在確定選擇硬件還是軟件視頻會議之后，那么是租用好還是自建好呢?其實，自建視頻會議系統(tǒng)和租用視頻會議都各有各的好處，關鍵是要看是否適合自己公司的實際使用和業(yè)務情況。從而合理地分配資源，以免造成資源不足或者資源浪費。

不管是自建硬件視頻會議還是軟件會議，前期都需要一次性投入比較大的資金購置各類硬件設備，自建硬件視頻是基于嵌入式架構的視頻通信方式，需要購買包括嵌入式MCU、會議室終端、桌面終端等設備;自建軟件視頻會議主要通過購買遠程會議軟件，并配備好服務器并尋找機房托管以及租用寬帶資源實現數據會議的效果，用戶只要PC機、麥克風、攝像頭就可以輕松通過互聯網上召開會議。除此之外，還需要IT人力成本以及維護保障方面的費用，后期投入較大，自建方式適合對成本不敏感、經濟實力雄厚的政府機構及大型公司，保密性要求高的軍工單位。

如果選擇租用視頻會議無需購買任何設備，租用運營商已經架構好的平臺，則可以省掉一次性購買硬件設施時的大筆費用，按實際使用月或年付費給服務商，日常維護、系統(tǒng)安全和運行保障等問題全部交由服務商負責，對企業(yè)來說比較省心省事。用賽速IOMting視頻會議軟件云服務，企業(yè)在幾分鐘內開始使用 IOMeeting視頻會議，而且價格優(yōu)惠，按月付每個并發(fā)人數 人民幣49元，按年付每個并發(fā)人數 人民幣490元，節(jié)省20%。對于會議比較多，會議時間不確定的公司非常適用，好的運營商是沒有月租和年租的，不開會就不會消費。如果公司不認為預算足夠的話可以采用自建硬件和遠程軟件視頻會議結合的方式，避免開重要會議硬件出現問題的時候會議不能進行，影響決策，非重要領導參加或是會議比較頻繁的時候也可以使用，還可以減少IT的維護成本。

第四， 收集各個品牌信息進行評估，確定3-5家綜合對比分析

視頻會議在國內發(fā)展近十幾年內，市場不斷地擴大，各種品牌層出不窮，產品質量也良莠不齊，企業(yè)需要通過各個渠道如廣告信息、官方網站、口碑傳播、個人經驗等了解品牌信息，最后根據企業(yè)的實際需求確定3-5家進行綜合對比分析。在產品分類眾多，且功能又各有差異的情況下，企業(yè)可以從以下方面判斷產品是否符合自身需求：

第五， 通過免費試用充分了解產品，確定最終方案

對于硬件視頻會議系統(tǒng)，企業(yè)采購人員需要通過對產品進行全方位的了解，如產品質量，功用，系統(tǒng)穩(wěn)定，配件以及品牌口碑等等，對于大宗采購需要跟銷售人員進行詳細了解反復溝通做決定。一般的視頻會議廠商的官方網站都會有免費試用的功能，在咨詢廠商銷售的時候，銷售也會通過遠程方式指導用戶如何使用。因此，在確定供應商之前，可以在公司內部測試性地部署該視頻會議系統(tǒng)，比如賽速科技提供的視頻會議軟硬件的免費試用服務，企業(yè)可以通過產品系統(tǒng)試用充分檢測視頻會議系統(tǒng)的功能，通過試用更好地判斷該視頻會議系統(tǒng)是否是合適的產品以及是否能滿足企業(yè)的實際需求，大大降低和避免實際使用時可能存在的風險。

第六， 購買產品，與銷售進一步溝通，售后跟蹤

視頻會議做為企業(yè)信息化管理的長期投資，需要企業(yè)在采購和維護進行很好的控制和管理，企業(yè)通過以上五個步驟可以防止在購買產品時對自身業(yè)務需求定位不夠精準，對視頻會議系統(tǒng)不夠了解，導致投資行為非理性，浪費財力物力人力。在購買了產品后，使用過程中還需注意視頻會議產品系統(tǒng)功能是否完整;音視頻傳輸是否穩(wěn)定;多點連結是否需要追加資金購買新的設備以及目前購買的設備是否與其他的品牌產品兼容;視頻會議廠商對與未來系統(tǒng)和技術的開發(fā)能力等問題，當然還有廠商的售后服務保障是否全面。

在全球化信息化的浪潮下，企業(yè)需要打造適合企業(yè)本身的信息化建設流程，視頻會議系統(tǒng)的建設是一個長期和復雜的過程，不管是大型企業(yè)還是中小企業(yè)，都需要慎重選擇可靠的視頻會議產品和服務。選擇擁有簡單快捷，功能強大，用戶體驗好的視頻會議系統(tǒng)可以有效降低企業(yè)溝通和運營成本，助力企業(yè)提升經營綜合效益，獲得更加廣闊的發(fā)展空間和更加敏捷的市場競爭力。