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政府采購活動的主要目的是節(jié)約采購成本，實際上由于操作方面存在的諸多問題，我們在不經(jīng)意間卻抬高了整個采購活動的成本，節(jié)約的和花費的呈“倒掛”現(xiàn)象，顯得很不經(jīng)濟，關(guān)注、研究和控制招標采購活動的成本顯得非常重要。采購成本的控制主要包括招標操作成本、實際采購成本、驗收及使用成本三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
一、招標操作成本控制（前期成本控制）
�。ㄒ唬p少廢標發(fā)生概率。首先，增強招標采購工作的計劃性，一般情況下不得隨意取消采購任務(wù)。招標采購單位在經(jīng)辦招標采購事務(wù)時，一定要分清輕重緩急，周密組織，確保整個招標采購工作按部就班地進行，避免因工作無序而導(dǎo)致采購任務(wù)取消。其次，打足采購預(yù)算，避免因預(yù)算不合理導(dǎo)致廢標，使采購預(yù)算保持足夠的張力，既要實現(xiàn)低成本采購，也要讓中標供應(yīng)商有利可圖，使采購預(yù)算兼具“剛性”和“彈性”的品質(zhì)。再次，在設(shè)置廢標和無效投標情形時盡量以法定情形為準，減少人為約定情形，招標文件對重要事項尤其是廢標和無效投標情形應(yīng)以黑體標示，對潛在投標供應(yīng)商以“友情提醒”，為新手型供應(yīng)商提供業(yè)務(wù)輔導(dǎo)和咨詢，出現(xiàn)廢標情形和無效投標情形時，應(yīng)過細慎重。
（二）對同類或類似項目合并分包招標。政府采購計劃安排要趨于集中，應(yīng)根據(jù)季節(jié)性變化或工作需要將一些通用性的采購項目如計算機、空調(diào)等安排在相對集中的時間段進行采購，這樣可以將日常零星的采購項目匯集成金額較大的采購項目，通過政府集中采購實現(xiàn)其零散采購所無法實現(xiàn)的規(guī)模效應(yīng)。一方面可對采購項目實行縱向合并，對不同的采購項目，如產(chǎn)品的類別、性質(zhì)、功能等基本相同或相近，應(yīng)盡量進行合并，放在一起完成，如打印機、傳真機等可合并為“辦公自動化類產(chǎn)品”進行采購，這樣可擴大采購規(guī)模，提高集團采購的工作效率。另一方面可對采購項目實行橫向合并，在集中采購的實務(wù)操作中，打破單位、行業(yè)甚至地域的限制，實現(xiàn)同類采購項目跨單位、跨行業(yè)、跨地域合并，更大程度地提高集中采購的規(guī)模。
�。ㄈ└倪M操作手段，大力推行電子化采購。節(jié)省辦公耗材和場地租用費，壓縮政府采購的運行成本。建設(shè)電子化政府采購是壓縮采購運行成本的趨勢，采購交易平臺要盡快實現(xiàn)“電子化”，各地要積極建立政府采購網(wǎng)站，為“電子化”交易提供平臺，從協(xié)議供貨、定點采購做起，不斷積累經(jīng)驗，逐步擴展到整個政府采購領(lǐng)域，采購人需要采購貨物、工程或服務(wù)時通過網(wǎng)絡(luò)向同級財政部門直接提交采購計劃，財政部門通過網(wǎng)絡(luò)進行審批，并將經(jīng)批復(fù)后的采購計劃傳遞給集中采購機構(gòu)或采購人。招標采購機構(gòu)應(yīng)通過計算機制作通用文檔格式的采購文件，向供應(yīng)商同時提供紙面的和電子采購文件，方便供應(yīng)商制作投標文件，對路途遙遠的供應(yīng)商應(yīng)通過電子郵件向其提供采購文件，一些地區(qū)在積極推行免費招標文件，供應(yīng)商可以從政府采購網(wǎng)站免費下載采購文件。評標工作推行無紙化，有條件的地方應(yīng)高標準地建設(shè)開標和評標場所，添置必備的計算機設(shè)備。
（四）以區(qū)域聯(lián)動為基礎(chǔ)推行協(xié)議供貨采購。區(qū)域聯(lián)動是政府采購領(lǐng)域的又一新的創(chuàng)舉，而協(xié)議供貨是啟動政府采購區(qū)域聯(lián)動的“金鑰匙”，區(qū)域聯(lián)動模式的成功又豐富了協(xié)議供貨推動了協(xié)議供貨。協(xié)議供貨時代，市縣政府采購工作不能刻板地糾纏于管采分離，也不必教條地層層設(shè)立機構(gòu)，要從宏觀的視角分析問題，要牢牢把握政府采購的基本原則和基本目標做好工作。協(xié)議供貨絕不是分散采購，而是大集中，區(qū)域聯(lián)動可吸引更高層次的供應(yīng)商、可更大程度地實現(xiàn)價格更低、效率更高、服務(wù)更優(yōu)的目標，在啟動區(qū)域聯(lián)動的前提下，協(xié)議供貨才會有更大的用武之地，其顯效才更加引人注目，實踐證明也是如此。
二、實際采購成本控制（中期成本控制）
（一）代理成本控制
1、屬于政府集中采購項目應(yīng)依法委托政府集中采購機構(gòu)操作，大多集采機構(gòu)是免費服務(wù)的，標書費、代理費均無，供應(yīng)商也樂意來參加集采機構(gòu)代理的項目，花費較少。
2、非政府集中采購項目，包括部門集中采購項目，盡可能由采購人自己操作，如暫時能力不夠須委托代理的，應(yīng)首先選擇集采機構(gòu)，再選擇社會中介機構(gòu)代理，減少代理服務(wù)費開支。
（二）價格成本控制
1、鼓勵低價中標
合理使用三種評審方法，重視最低評標價法和性價比法的使用。在決定使用何種評標方法時，應(yīng)根據(jù)采購項目的具體要求和特點選擇采用最貼切、最有利規(guī)范操作的評標方法，要提高評標方法的針對性和適用性，不能生搬硬套。對于標準定制商品及通用服務(wù)項目，要堅持使用最低評標價法，在最低評標價法的使用中，做到以價格為主要因素確定中標供應(yīng)商，即在全部滿足招標文件實質(zhì)性要求前提下，依據(jù)統(tǒng)一的價格要素評定最低報價，以提出最低報價的投標人作為中標供應(yīng)商。使用綜合評分法時，要合理設(shè)置價格分值所占權(quán)重，確定價格分值的比重時，不能追求邊緣化，即不能人為地設(shè)定法定最低比重，要真正體現(xiàn)價格因素對于政府采購的重要性。確定“基準價”時，統(tǒng)一采用低價優(yōu)先法計算，即滿足招標文件要求且投標價格最低的投標報價為評標基準價，其價格分為滿分，其他投標人的價格分統(tǒng)一按照以評標基準價為基礎(chǔ)折合價格分值權(quán)重計算而得。
2、引入品牌競爭
品牌競爭所產(chǎn)生的巨大資金節(jié)約空間是單一品牌采購所無法實現(xiàn)的，也是不可想象的，傳統(tǒng)上單一品牌競爭不可避免地帶有價格保護和貨源控制色彩，采購價格居高不下，串標圍標陪標屢見不鮮。品牌競爭則讓包括廠商在內(nèi)的供應(yīng)商都繃緊了神經(jīng)，品牌競爭不僅是政府采購法律的要求，也符合市場經(jīng)濟基本規(guī)律，既有利于促進自由競爭，公平競爭，也更有利于采購人節(jié)約資金，質(zhì)優(yōu)價廉不再是可望不可及。在政府采購中定項目定配置定質(zhì)量定服務(wù)而不定品牌，真正引入品牌競爭，將沉重打擊陪詢串標行為，可以真正破解高價問題，讓采購人真正享用到政府采購帶來的質(zhì)優(yōu)價廉的好東西。對同一品牌同一型號的產(chǎn)品僅允許一家供應(yīng)商報價，以時間先后或采取隨機抽簽方式確定供應(yīng)商所報品牌和型號，因同類產(chǎn)品替代率很高，采購人選擇的余地很大，通常一次采購活動，采購人至少應(yīng)推薦5個品牌。
3、控制資金利息成本
嚴格按照中標供應(yīng)商投標報價簽訂合同，不得另行追加費用，防止供應(yīng)商先謀求中標后考慮追加。對于付款方式問題，目前通行的分期付款盡管使采購人在合同履行過程中占據(jù)主動權(quán)，但分期付款拖得時間越長，中標供應(yīng)商的資金利息負擔和機會成本就越大，而這些成本自然會轉(zhuǎn)嫁給采購人，導(dǎo)致采購價格偏高，因此，付款的總期限不宜太長，且首付比例一般不應(yīng)低于全款的70%。對于履約保證金問題，要在法定比例內(nèi)設(shè)定，不得超過采購概算的2% 。
（三）服務(wù)成本控制
采購實踐表明，采購人的不合理的免費服務(wù)要求，或無法兌現(xiàn)，或影響產(chǎn)品質(zhì)量，采購人應(yīng)以平等的原則對待參與采購活動的供應(yīng)商，科學(xué)合理地設(shè)置服務(wù)要求，而不能通過免費要求來嚇阻或限制供應(yīng)商的自由競爭，這樣無益于采購目標的實現(xiàn)，難以實現(xiàn)節(jié)約支出的初衷，相反地卻增加采購成本。要列清免費服務(wù)項目和時間，參照廠商三包規(guī)定，要求供應(yīng)商在投標文件作具體說明。要在產(chǎn)品的壽命期內(nèi)，將可能發(fā)生的非免費服務(wù)計入采購成本，要求供應(yīng)商報價供日后對照執(zhí)行，減少不確定性因素。
三、驗收及使用成本控制（后期成本控制）
（一）在采購需求上要力推節(jié)能產(chǎn)品并盡快形成強制性規(guī)范。各級政府采購管理部門要通過監(jiān)管推動節(jié)能產(chǎn)品的采購，貫徹落實《節(jié)能產(chǎn)品政府采購實施意見》，加大宣傳力度，努力在廣大政府采購當事人中形成廣泛共識，推進節(jié)能產(chǎn)品政府采購工作，基層政府采購監(jiān)管部門要自覺維護國家政令暢通，及時向上級監(jiān)管部門反饋本地區(qū)節(jié)能產(chǎn)品采購過程中的情況、經(jīng)驗，要指導(dǎo)政府采購代理機構(gòu)規(guī)范地做好節(jié)能產(chǎn)品采購工作，切實維護公開、公平、公正的原則。
（二）驗收工作應(yīng)由采購人自行組織驗收為主，技術(shù)復(fù)雜的大型特殊項目可委托收費低廉的國家認可的質(zhì)檢機構(gòu)驗收。對于技術(shù)復(fù)雜的設(shè)備，采購人應(yīng)要求供應(yīng)商提供相關(guān)的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)，采購人的具體使用人員要掌握操作要領(lǐng)，嚴格按照使用說明書使用，保養(yǎng)愛護，減少維修費用。對確因產(chǎn)品質(zhì)量問題及因供應(yīng)商安裝問題（排除不可抗力因素）造成的人身傷害及財物損壞事故的賠償，在招標文件中說明由中標供應(yīng)商承擔。
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